ERP 1C: Was man über die Einführung der Buchhaltung in einem Produktionsunternehmen wissen muss?

1C ERP – ist nicht nur ein Buchhaltungssystem. Es ist eine vollwertige Geschäftsinfrastruktur, die Werkzeuge zur Steuerung aller Geschäftsprozesse umfasst. Wenn man so will, ist ERP ein Nervensystem, das in einen lebenden Organismus (das Unternehmen) eingefügt werden muss. Genau darin liegt die Hauptschwierigkeit bei der Einführung von ERP.

Urteilen Sie selbst: Es gibt nichts Schlimmeres als ein komplexes Managementsystem, das alle Prozesse des Unternehmens abdeckt und kontrolliert, dabei aber überhaupt keine Verbindung zur Realität hat. Die Aufgabe von ERP ist es, alle Produktions- und Managementprozesse zu systematisieren und zu strukturieren, um sowohl dem Produktionspersonal als auch der Geschäftsführung das Leben zu erleichtern. Und nicht umgekehrt – zu einer Last und unnötigen Bürokratie zu werden, die nur die Arbeit erschwert.

Um diese Situation zu vermeiden, ist es wichtig, die Besonderheiten der Einführung eines so komplexen Managementsystems zu berücksichtigen. Diese Besonderheiten möchten wir in unserem Artikel betrachten.

Richtige Zielsetzung

Man kann nicht 2 Stunden lang «irgendwohin» fahren und am Ende zur Arbeit kommen. Sie müssen zunächst das Ziel auswählen und erst dann die Reise beginnen. Automatisierung um der Automatisierung willen ergibt einfach keinen Sinn. Zunächst muss man sich über die Ziele im Klaren sein, die mit der Einführung eines ERP-Systems erreicht werden sollen.

Sobald die Ziele formuliert sind, kann man sich für Lösungen für das zukünftige System entscheiden, die es ermöglichen, die gesetzten Ziele zu erreichen. Und nichts Überflüssiges in die technische Spezifikation aufnehmen, was das System nur überlasten würde.

Formalisierung der Geschäftsprozesse

In der überwiegenden Mehrheit der Produktionsunternehmen, insbesondere derjenigen, die noch aus Zeiten der Sowjetunion bestehen, gibt es ein großes Problem der Nicht-Reglementierung und des Fehlens einer klaren Prozessbeschreibung. Viele Dinge werden getan, weil «es so sein muss» und «wir haben es immer so gemacht».

Selbst das Vorhandensein konkreter Anweisungen garantiert nichts. Sehr oft weicht die Praxis in Produktionsunternehmen stark von der Theorie ab. Deshalb muss die Geschäftsführung des Unternehmens am Prozess der Einführung automatisierter Lösungen direkt beteiligt sein.

Denn wie kann man einen Prozess automatisieren, der chaotisch und unreglementiert abläuft? Das bedeutet, die Automatisierung muss mit Managemententscheidungen und der Systematisierung des Geschäfts beginnen. Entweder müssen die Prozesse entsprechend den Anweisungen aufgebaut werden, oder umgekehrt.

«Ideale Produktion». Ein wenig über unrealistische technische Spezifikationen

Natürlich sieht jeder Geschäftsführer (besonders wenn er der Gründer des Unternehmens ist) seine Produktion als perfekt ausgefeilt und abgestimmt. Und man verlangt vom ERP-System, dass diese «ideale» Produktion nach einem idealen Szenario funktioniert.

Aber die Produktion besteht eher aus höherer Gewalt als aus Routine. Und in der Produktion arbeiten lebende Menschen, die naturgemäß Fehler machen. In diesem Sinne ist die technische Spezifikation nur eine Skizze, und das reale Bild kann sich stark davon unterscheiden.

Vor der Einführung eines ERP-Systems ist es wichtig, alle zu automatisierenden Prozesse im Detail zu untersuchen und sie buchstäblich zusammen mit den Nutzern des Systems zu durchleben, wobei alle möglichen Szenarien simuliert werden, selbst die unwahrscheinlichsten.

Das Hauptproblem – Widerstand gegen organisatorische Veränderungen

Die Geschäftsführung eines Unternehmens, das sich für den Weg der Reorganisation entschieden hat, wird definitiv auf Widerstand stoßen. Und dieser Widerstand ist nicht immer offen. Für eine qualitativ hochwertige Einführung von ERP ist es sehr wichtig, dass die Mitarbeiter des Unternehmens zur Zusammenarbeit bereit sind.

Ohne ihre direkte Beteiligung wird es einfach unmöglich sein, eine komfortable Lösung für ihre Bedürfnisse zu erstellen. Deshalb muss man bereits vor der Phase der Entwicklung der technischen Spezifikation darüber nachdenken, wie man die konservative Einstellung der Mitarbeiter überwinden kann.

Praxis – die beste Schulung

Wie man so schön sagt, der beste Weg zu verstehen, ob die Schuhe drücken, ist, darin zu gehen. Ein ERP-System, selbst wenn es nach der detailliertesten technischen Spezifikation eingeführt wurde, bleibt immer noch eine Sammlung von Algorithmen, die noch in ein bereits funktionierendes Unternehmen integriert werden müssen.

Nur durch den Versuch, mit dem neuen Managementsystem zu arbeiten, kann man alle seine Mängel, Unannehmlichkeiten und Abweichungen von der Realität deutlich erkennen. Deshalb sind die vorläufige Einführung und der Integrationstest eine sehr wichtige Etappe, in der das ERP-System zu einer wirklich effektiven praktischen Lösung für jeden einzelnen Nutzer wird.

Blicken Sie in die Zukunft und lassen Sie Raum für Spielraum

Der Hauptunterschied zwischen den Buchhaltungssystemen von 1C und den Managementlösungen der ERP-Klasse besteht darin, dass die Buchhaltung ein stabiler und unveränderlicher Prozess ist. Selbst wenn sich ein paar Punkte im Kontenplan ändern, wird sich die Buchhaltungsmethodik nicht grundlegend ändern.

Das kann man von Geschäft und Produktionsmanagement nicht sagen. Das ist ein sich ständig veränderndes Umfeld. Makroökonomische Faktoren und die sich verändernde Marktlage diktieren ihre Bedingungen. Und das Unternehmen muss sich daran anpassen. Es kommt sogar vor, dass Unternehmen ihren Entwicklungskurs erheblich ändern, direkt während der Entwicklung und Einführung von ERP-Lösungen.

Deshalb wird es nicht überflüssig sein, so viele mögliche Entwicklungsszenarien wie möglich vorzusehen und sie im zukünftigen System zu berücksichtigen. Außerdem wäre es gut, sich sofort um die weitere Betreuung und Aktualisierung des Systems zu kümmern. Natürlich ist es besser, sich darüber mit dem Unternehmen zu einigen, das das System eingeführt hat.

Und das sind noch nicht alle Aspekte, auf die man vorbereitet sein muss. Eine gute ERP-Einführung ist eine digitale Kopie des Geschäfts, die die Arbeit eines Produktionsunternehmens in allen Phasen erleichtert, systematisiert und ordnet. Deshalb ist das Wort «Kleinigkeit» hier völlig unpassend. Aber wenn man diesen Weg geht, kann die Arbeit des Unternehmens und vor allem die Ergebnisse dieser Arbeit auf ein völlig neues qualitatives Niveau gehoben werden. Die Spezialisten des Unternehmens META verfügen über langjährige Erfahrung mit Automatisierungssystemen. Rufen Sie uns an, um eine kostenlose Erstberatung zu erhalten.